Loại hồ sơ lãnh sự nào thuộc trách nhiệm lập và lưu trữ của Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện?

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ loại hồ sơ lãnh sự nào? Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào? Hủy hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào? Xin được giải đáp.

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ loại hồ sơ lãnh sự nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 14 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định quản lý hồ sơ lãnh sự như sau:

Quản lý và lưu trữ hồ sơ lãnh sự
1. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ hai (02) loại hồ sơ sau:
a) Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các văn bản pháp quy, các điều ước quốc tế liên quan, hồ sơ và các văn bản liên quan đến việc thành lập các cơ quan lãnh sự của Việt Nam và nước ngoài (đối với cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam), các công văn, điện, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao và của Cục Lãnh sự. Cán bộ trực tiếp thực hiện công tác lãnh sự được tiếp cận nghiên cứu và vận dụng quy định tại các tài liệu này vào việc triển khai thực hiện công tác lãnh sự.
b) Hồ sơ cấp giấy tờ lãnh sự được lưu giữ theo từng loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.
Thành phần hồ sơ lưu trữ bao gồm hồ sơ do đương sự nộp hoặc bản chụp sau khi cán bộ lãnh sự đã đối chiếu và trả lại bản chính, giấy tờ làm căn cứ để cấp theo quy định của từng thủ tục và giấy tờ khác có liên quan đến việc giải quyết hồ sơ;
Đối với các trường hợp cấp đổi hộ chiếu thì hồ sơ phải ghi rõ số hộ chiếu cũ hoặc kèm theo bản chụp hộ chiếu cũ.

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ hai loại hồ sơ:

- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ cấp giấy tờ lãnh sự được lưu giữ theo từng loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.

giấy tờ lãnh sự

Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ loại hồ sơ lãnh sự nào? (Hình từ Internet)

Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ lãnh sự ở Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh được quy định như thế nào?

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 14 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ lãnh sự như sau:

Quản lý và lưu trữ hồ sơ lãnh sự
...
2. Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ như sau:
a) Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực được đánh số thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.
b) Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông được lưu trữ trong thời hạn 10 năm.
c) Hồ sơ cấp giấy thông hành được lưu trữ trong thời hạn 03 năm.
d) Hồ sơ cấp tem AB được lưu giữ trong thời hạn 02 năm.
đ) Hồ sơ cấp thị thực cho người nước ngoài được lưu trữ trong thời hạn 01 năm, điện báo cấp thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.
e) Hồ sơ cấp Giấy miễn thị thực và điện báo cấp Giấy miễn thị thực được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.
g) Lưu trữ vĩnh viễn Quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam cùng danh sách những người đã được cho thôi quốc tịch. Đối với các trường hợp không được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, cho thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện lưu trữ vĩnh viễn văn bản thông báo của Bộ Tư pháp hoặc của Cục Lãnh sự và văn bản thông báo của Cơ quan đại diện cho người nộp hồ sơ biết, các giấy tờ kèm theo Cơ quan đại diện gửi trả cho đương sự. Đối với các trường hợp chưa được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, Cơ quan đại diện tiếp tục lưu giữ hồ sơ của các trường hợp này cho đến khi được cho trở lại quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam.
h) Hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn. Trong trường hợp các hồ sơ nêu trên đã được số hóa để lưu trữ dưới dạng điện tử thì có thể được hủy sau thời hạn 05 năm kể từ ngày số hóa. Việc hủy hồ sơ sau khi đã số hóa để lưu trữ dưới dạng điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Thông tư này. Dữ liệu điện tử của hồ sơ giải quyết các thủ tục quốc tịch, hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định tại Khoản 3 Điều này.
i) Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn.
k) Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu: lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh; lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khác.
l) Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 20 năm.
m) Hồ sơ chứng thực: lưu trữ trong thời hạn 02 năm đối với việc chứng thực chữ ký và chữ ký người dịch; lưu trữ vĩnh viễn đối với Sổ chứng thực.
3. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ lãnh sự, các loại sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự; thực hiện việc quản lý, lưu trữ, sao lưu dữ liệu điện tử thuộc các phần mềm cấp các giấy tờ lãnh sự với thời hạn vĩnh viễn.

Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ ở Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được quy định cụ thể tại khoản 2, khoản 3 Điều 14 Thông tư 02/2020/TT-BNG.

Hủy hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào?

Tại Điều 15 Thông tư 02/2020/TT-BNG quy định hủy hồ sơ lãnh sự như sau:

Hủy hồ sơ lãnh sự
Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập Ban hủy tài liệu, tiến hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập Biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng, loại hồ sơ hủy. Việc hủy hồ sơ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập Ban hủy tài liệu, tiến hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập Biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng, loại hồ sơ hủy. Việc hủy hồ sơ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Trân trọng!

Phan Hồng Công Minh

Hồ sơ
Căn cứ pháp lý
Hỏi đáp mới nhất về Hồ sơ
Hỏi đáp pháp luật
Nộp hồ sơ tại 2 nơi được không khi tham gia thi tuyển viên chức?
Hỏi đáp pháp luật
Trong hồ sơ đề nghị thực hiện kỹ thuật mang thai hộ cần phải có xác nhận chưa có con chung không?
Hỏi đáp pháp luật
Hồ sơ tạm ứng vốn đầu tư công ngân sách nhà nước (gửi theo từng lần đề nghị tạm ứng vốn) gồm những gì?
Hỏi đáp pháp luật
Cơ quan nào cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài tại Việt Nam?
Hỏi đáp pháp luật
Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động cứu nạn, cứu hộ của cơ sở và các đối tượng khác được quy định ra sao?
Hỏi đáp pháp luật
Cơ quan nào công nhận câu lạc bộ thể dục thể thao cơ sở?
Hỏi đáp pháp luật
Ngư dân đánh bắt cá hải sản được hỗ trợ sử dụng dịch vụ viễn thông di động hàng hải có hồ sơ đăng ký như thế nào?
Hỏi đáp pháp luật
Người lao động muốn được hỗ trợ chuyển đổi nghề nghiệp phải bị suy giảm khả năng lao động bao nhiêu %?
Hỏi đáp pháp luật
Loại hồ sơ lãnh sự nào thuộc trách nhiệm lập và lưu trữ của Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện?
Hỏi đáp pháp luật
Mẫu thư ủy quyền được đứng tên cơ sở đăng ký trong đề nghị cấp giấy đăng ký lưu hành thuốc cổ truyền, dược liệu được quy định như thế nào?
Đặt câu hỏi

Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.

Đi đến trang Tra cứu hỏi đáp về Hồ sơ
541 lượt xem
Tra cứu hỏi đáp liên quan
Hồ sơ
Chủ quản: Công ty THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Giấy phép số: 27/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 09/05/2019.
Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3930 3279
Địa chỉ: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM;
Địa điểm Kinh Doanh: Số 17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q3, TP. HCM;
Chứng nhận bản quyền tác giả số 416/2021/QTG ngày 18/01/2021, cấp bởi Bộ Văn hoá - Thể thao - Du lịch
Thông báo
Bạn không có thông báo nào