Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Nội dung chính

• Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
• Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
• Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Điều 28 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Lưu trữ cơ quan chủ trì hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo lập Danh mục hồ sơ của đơn vị gửi Lưu trữ cơ quan tổng hợp; tổ chức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của đơn vị.

3. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định; có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan

Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, người kế nhiệm hoặc Lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu giấy đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo lập Danh mục hồ sơ của đơn vị gửi Lưu trữ cơ quan tổng hợp; tổ chức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của đơn vị. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định; có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan; khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, người kế nhiệm hoặc Lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu giấy đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan.

- Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam? (Hình từ Internet)

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Điều 29 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật vào Lưu trữ cơ quan trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật và của Ngành.

2. Văn thư có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị tại trụ sở cơ quan; được đảm bảo tuyệt đối an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp mang con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị ra ngoài trụ sở để giải quyết công việc phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật của mình.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật và của Ngành.

Văn thư có trách nhiệm: Bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị tại trụ sở cơ quan; được đảm bảo tuyệt đối an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

Nếu mang con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị ra ngoài trụ sở để giải quyết công việc phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản; Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Việc bàn giao này phải được lập biên bản; Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản; Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.

Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật của mình.

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Tại Điều 30 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Dấu treo được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

a) Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

b) Thiết bị lưu khóa bí mật của cá nhân được sử dụng để ký trên dự thảo văn bản, các văn bản liên quan, các ứng dụng điện tử theo quy định của nhà nước và của Ngành.

Sử dụng con dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; Dấu treo được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, hoặc tiêu đề phụ lục; Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; Thiết bị lưu khóa bí mật của cá nhân được sử dụng để ký trên dự thảo văn bản, các văn bản liên quan, các ứng dụng điện tử theo quy định của nhà nước và của Ngành.

Trân trọng!