Hướng dẫn xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót

17/09/2020 08:57

 

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân không tránh khỏi việc xảy ra những sai sót. Tùy từng trường hợp và từng đối tượng hóa đơn mà cách thức xử lý sẽ áp dụng khác nhau. Ngân hàng Pháp luật xin gửi đến Quý thành viên chi tiết cách thức xử lý trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót tại bài viết sau. 

STT

Trường hợp

Cách xử lý

I

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1

Đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

- Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai só; 

- Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2

 

 

 

 

Đã gửi cho người mua

Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn.

Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. 

- Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. 

- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

4

Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. 

- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua. 

- Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

II

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

Đã gửi cho người mua

Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. 

- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. 

- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan thuế.

2

Sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. 

- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn (nếu có). 

- Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. 

- Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

 Căn cứ pháp lý:

- Thông tư 68/2019/TT-BTC;

- Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Mời Quý thành viên tham khảo thêm một số bài viết liên quan:

Doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020 hay 1/7/2022?

Tên hàng hóa trong hóa đơn điện tử được ghi như thế nào?

Hộ kinh doanh có phải sử dụng hoá đơn điện tử?

Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử đã bị hủy không?